Un concepto básico en el trabajo con las hojas de cálculo: las referencias relativas y las referencias absolutas

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Logo CalcEntender el concepto de referencias relativas y referencias absolutas en el trabajo con las hojas de cálculo es trascendental y básico. Sigue este artículo con detalle ya que su comprensión te facilitará mucho la utilización de esta poderosa aplicación.

Una referencia a una celda (sea relativa o sea absoluta) no es más que el indicador de su fila y su columna, es decir, es su dirección exacta en la hoja de cálculo.

Para explicar estos dos conceptos inicia Calc y crea la siguiente hoja de cálculo con los datos que te proponemos:

Calc: referencias absolutas y relativas 

Sólo debes preocuparte de teclear los valores en su celda correspondiente (no te confundas de celda si vas a seguir nuestro artículo paso a paso). Calc identificará automáticamente los valores escritos, ya sean texto, números, precios o porcentaje: los textos con alineación izquierda, los números susceptibles de operar, con alineación derecha.

Hemos utilizado la opción del botón derecho del ratón sobre la selección de las filas 2 a 12 para cambiar el alto de fila a 0,65 cm y así poder visualizar mucho mejor los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Finalmente hemos guardado el archivo con el nombre factura.ods (el formato nativo de Calc).

Descarga el archivo factura.ods

Las referencias relativas

Las referencias relativas son aquellas que se usan al introducir una referencia normal en una celda (A3, B5, etc). Este tipo de referencias cambia para reflejar la posición de la celda que contiene los datos. Te explicamos esto último.

Por ejemplo, observa la fórmula que hemos escrito en la celda E3 de la hoja de cálculo anterior:

=C3*D3

Para calcular el importe bruto de cada artículo es necesario multiplicar el precio del producto por la cantidad comprada.

Calc: referencias absolutas y referencias relativas 

Si ahora copias o mueves esta fórmula de la celda E3 a la celda E4 (utiliza el manejador de relleno situado en la esquina inferior derecha: haz clic y arrastra hacia abajo una celda), la nueva celda contendrá una fórmula con referencias actualizadas. Así mostrará =C4*D4 y nos indicará su resultado:

Calc: referencias absolutas y referencias relativas 

¿Qué hace Calc? Al copiar la fórmula conserva las mismas letras (porque se ha copiado la fórmula en la misma columna) pero cambia los números, aumentando en 1, porque se ha hecho una celda más abajo.

Si ahora repites el procedimiento de copiar la fórmula escrita en la celda E3, pero utilizando el manejador de relleno hacia la derecha (la celda situada justo a su derecha, F3). No te preocupes, ya sabemos que la fórmula no se corresponde con la operación que tenemos que realizar en F3, es sólo un ejemplo de muestra para que compruebes como opera Calc.

Observa. Calc muestra en la celda F3 la fórmula =D3*E3 cambiando el valor de las letras de la fórmula original pero manteniendo el número 3 que hace referencia al número de fila. Y lo hace porque has copiado la fórmula en la columna de la derecha.

Calc: referencias absolutas y referencias relativas

Y si ahora copias de nuevo la fórmula inicial en la celda G3 (arrastrando de nuevo el manejador de relleno hacia la derecha) aparecerá como resultado ¡63.368 €! y la referencia a las celdas habrán de nuevo cambiado en cuanto a sus letras.

Borra el valor de la celda F3 con la tecla Supr de tu teclado. Observa qué sucede en la celda G3: aparece un resultado de 0€ ¿Por qué? Muy simple, el valor de la fórmula introducida en esta celda hace que se multiplique 178€ (el valor de la celda E3) por 0 (la celda F3 está vacía, luego Calc interpreta que su valor numérico es 0):

Calc: referencias absolutas y referencias relativas 

¿Cómo es posible? Muy simple, las letras han cambiado dos puestos porque has desplazado la fórmula dos columnas a la derecha. Los números de la fórmula siguen siendo los mismos porque has copiado la fórmula en la misma fila.

Lo que has hecho ha sido emplear referencias relativas a las celdas. Aplicándoles el autorrelleno las fórmulas se han ido creando en relación a la distancia entre las celdas que forman la fórmula.

Si lo que deseas es fijar la referencia a una celda, fila o columna en alguna fórmula, entonces tendrás que utilizar la referencia absoluta, tal y como te indicamos a continuación.

Las referencias absolutas

Como ya estarás intuyendo te encontrarás en muchas ocasiones que no deseas que las referencias a las celdas sean tan variables como ocurrió anteriormente, sino que deseas copiar las fórmulas conservando las referencias originales. En estos casos, llega el momento de utilizar las llamadas referencias absolutas, es decir, aquellas que al copiarse en otras celdas, no cambian, permaneciendo fijas.

Por oposición a las referencias relativas, las referencias absolutas son aquellas que conservan el nombre aunque copies o muevas la fórmula que las contiene. Una referencia absoluta indica a la hoja de cálculo que utilice una posición específica de fila y columna.

Para introducir una referencia absoluta en una fórmula debes escribir el signo dólar ($) delante de la letra de la columna, o delante del número de la fila, o delante de ambas. Con un ejemplo, lo entenderás mucho mejor.

Siguiendo con la hoja de cálculo anterior, vas a calcular el precio neto de cada producto. Para ello debes sumar al importe bruto el valor IVA correspondiente a cada artículo. Este valor IVA se encuentra en la celda C12, en concreto es el valor 18%.

Procede de la siguiente forma:

Borra con la tecla Supr de tu teclado el valor de la celda G3 (ya no lo vas a necesitar)

Haz clic en la celda F3 y en la barra de fórmulas introduce la siguiente:

=E3+(E3*C12)

 Calc: referencias absolutas y referencias relativas

Si ahora copias esta fórmula a la celda F4, utilizando el manejador de relleno, observarás que la fórmula se comporta como una referencia relativa, es decir, cambia los números de las celdas. De esta forma, en la celda F4 se mostrará

=E4+(E4*C13)

Calc: referencias absolutas y referencias relativas 

Está claro, no lo estamos haciendo bien. Como puedes apreciar se desplazan los valores en cada caso, una celda hacia abajo. Esto hace que los cálculos no están tomando como referencia la celda C12, que es precisamente la que contiene el porcentaje a considerar.

¿Qué ha pasado? ¿Por qué no funciona la fórmula introducida? ¿Qué hacemos mal? ¿Cómo puede ser una fórmula errónea si está funcionando a la perfección en otra celda y no muestra ningún error?

La solución pasa por echar un vistazo a las fórmulas que se han ido copiando a medida que arrastrabas el botón de relleno y comprobar, después, los cambios que se han realizado en las referencias a las celdas. Siempre será posible modificar una a una cada una de las fórmulas introducidas en cada una de las celdas pero... ¿crees que esto es operativo? Por supuesto que no, especialmente si estás trabajando con una fórmula que contenga varias decenas, e incluso centenares, de datos. Las referencias absolutas vienen a facilitar estas tareas y a simplificar los cálculos a realizar. Con esta finalidad utilizamos Calc, ¿no?

En realidad, lo que nos interesa es que, en la fórmula que aplicaste inicialmente en la celda F3, la referencia a la celda C12 (la que incluye el porcentaje) permanezca invariable, ya que siempre aplicarás este 18% a cada producto. Para ello debes utilizar referencias absolutas.

Sustituye la fórmula introducida inicialmente en F3 por la siguiente:

=E3+(E3*$C$12)

el signo $ antes de C implica que la referencia será siempre a la columna C

el signo $ antes de 12 implica que la referencia será siempre a la fila 12

en consecuencia $C$12 implica que la referencia será siempre a la celda C12

Así aunque copies o muevas la fórmula a otras celdas el cálculo referente a la celda C12 permanecerá invariable y tomará siempre y en todo momento, el valor 18% que es precisamente el valor escrito en dicha celda.

Ahora ya sólo queda que copies la fórmula de la celda F3 a las restantes celdas de la misma columna F utilizando el manejador de relleno y que compruebes que, en efecto, la referencia a la celda C12 permanece invariable en todas las celdas de dicha columna:

Calc: referencias absolutas y referencias relativas 

Descarga nuestro tutorial en formato PDF -221 kb - Descargar

Comentarios   

 
0 #1 Guest 26-05-2014 20:52
:D :lol: :-) ;-) 8) http://www.lasticenelaula. :-| :-* :oops: :sad: :cry: :o :-? :-x :eek: :zzz :P :roll: :sigh:
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